MENGATUR AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

Seorang pimpinan perusahaan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab dalam menjalankan tugas rutin jabatannya. Dengan demikian, tentunya pimpinan akan sangat membutuhkan bantuan seseorang untuk melancarkan tugas tersebut. Tenaga bantuan yang dimaksud adalah tenaga bantuan seorang sekretaris yang mampu membantu  pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya, agar dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar.

Salah satu tugas sekretaris dalam melaksanakan instruksi adalah melakukan pengaturan jadwal kerja pimpinan. Agar pekerjaan pimpinan berjalan dengan lancar maka perlu dilakukan penjadwalan dan pengaturan pada pekerjaan pimpinan, sehingga pekerjaan pimpinan tidak akan terbengkalai hanya karena kesalahan dalam menyusun jadwal atau tidak adanya jadwal yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan pimpinan. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan meliputi:

1.      Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu

2.      Prosedur Pengajuan Surat Permohonan

3.      Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan

B.     Teknik Pemanfaatan dan Penggunaan Waktu

Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan tentunya memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya  tidak mungkin dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan pastinya memerlukan tenaga administrasi sendiri yang mengurusi segala keperluan pimpinan tersebut. Tenaga administrasi ini sering disebut dengan Sekertaris pimpinan.

Hal yang paling penting dalam pengaturan kegiatan seorang pimpinan adalah memanfaatkan waktu seefektif dan seefisien mungkin. Untuk itu seorang sekertaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan dan selalu melakukan konfirmasi dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan pimpinan. Pengaturan waktu yang tepat akan memperlancar kerja pimpinan, terutama kegiatan diluar kantor yang melibatkan instansi lain.

Kesalahan dalam menentukan waktu kegiatan, misalnya dikarenakan sekertaris dalam menuliskan atau mengecek jadwal pimpinan kurang teliti sehingga salah dalam mengatur jadwal pimpinan. Hal ini dapat berakibat fatal, karena mau tidak mau sekertaris harus membatalkan acara yang telah dirancang atau orang lain akan dibuat kesal oleh keterlambatan atau kegagalan pimpinan untuk dating pada suatu acara.

Untuk menghidari kesalahan atau tumpang tindih acara, seorang sekertaris harus mencatat secermat dan seteliti mungkin setiap surat permohonan yang masuk. Dengan cara ini, dapat diketahui kegiatan pimpinan mulai dari acara harian, mingguan bahkan bulanan. Dengan begitu kesalahan atau tumbukan jadwal yang disebabkan oleh kelalaian pencatatan waktu dapat dihindari.

C.    Prosedur Pengajuan Surat Permohonan

Pihak pengundang atau pihak-pihak yang memerlukan kehadiran pimpinan, jauh hari sebelum pelaksanaan acara harus mengirimkan surat permohonan yang isinya berupa :

1.      Jenis kegiatan yang akan dilaksanakan.

2.      Waktu dan tempat kegiatan.

3.      Kedudukan pimpinan dlam acara tersebut.

Surat yang telah diterima oleh sekertaris, dipelajari kemudian disesuaikan dengan jadwal pimpinan yang telah tercatat. Jika terdapat perubahan, baik pembatalan atau penggantian pejabat yang menghadiri, harus secepatnya menulis pemberitahuan kepada pihak pemohon tentang berita tersebut. Sehingga nantinya undangan dari pemohon tetap dapat dihadiri oleh pimpinan maupun yang mewakilinya sehingga tidak mengecewakan pihak yang telah mengundang.

Seorang sekertaris harus cermat dan teliti dalam menangani surat permohonan yang masuk untuk pimpinan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pelaksanaan tugas pimpinan. Sekertaris menentukan dan mengatur kapan pimpinan menghadiri sebuah acara/ pertemuan dan acara yang mana yang harus lebih di utamakan untuk di hadiri oleh pimpinan. Selain itu sekertaris harus menentukan siapa yang menggantikan pimpinan saat pimpinan tidak dapat menghadiri sebuah acara.

D.    Identifikasi Serta Pembuatan Jadwal Pimpinan

Tugas Seorang sekertaris sangat beragam, meliputi semua kegiatan pengadministrasian kedinasan yang terdiri atas :

1.      Pembuatan konsep surat dinas

2.      Pembuatan surat

3.      Pengiriman surat

4.      Pemeriksaan surat yang akan ditandatangani pimpinan.

5.      Pemeriksaan surat masuk

6.      Pengarsipan surat keluar dan masuk

7.      Pengaturan jadwal kegiatan pimpinan.

Hal yang dimaksud dengan jadwal kegiatan pimpinan adalah segala kegiatan pimpinan yang memerlukan kehadirannya, diluar rutinitas kantor yang dilakukan dibalik meja kerja di kantor.

Jadwal pimpinan harus diatur dan diperhitungkan secermat mungkin, mengingat pimpinan yang mempunyai banyak kegiatan sehingga pimpinan tidak mungkin menghadiri dan melaksanakan semua kegiatan. Untuk itu, sekertaris harus dapat mengatur kegiatan berdasarkan slake prioritas. Hal yang diprioritaskan untuk dilaksanakan oleh pimpinan di dasarkan pada dua hal yaitu :

1.      Berdasarkan urutan surat masuk.

2.      Berdasarkan tingkat kepentingan kegiatan yang harus dihadiri (tingkat urgensi).

Agar kegiatan pimpinan dapat terlaksana dengan tertib dan lancar, jadwal kegiatan dapat disusun dalam jangka waktu tertentu, misalnya harian, mingguan, atau bulanan. Penentuan jadwal tidak mempunyai ketentuan yang pasti, sangat tergantung pada tingkat kebutuhan. Semua kurun waktu memiliki kelebihan dan kekurangan. Kurun waktu singkat, seperti jadwal mingguan, lebih mudah dikoreksi mengingat kegiatan yang diperhatikan hanya satu minggu, akan tetapi sulit membuat program untuk minggu-minggu selanjutnya. Sebaliknya jika kurun waktu jadwal terlalu lama, missal bulanan, memiliki kelebihan yaitu kegiatan selama satu bulan dapat deprogram. Sedangkan kelemahannya yaitu sulit mengoreksi atau mengganti dengan program kegiatan lain.

      Untuk lebih memperjelas penggunaan waktu kegiatan, berikut ini diberikan uraian tentang hal tersebut :

1.      Pengaturan jadwal kegiatan berdasarkan urutan surat masuk

Pembuatan jadwal pimpinan dengan memperhatikan urutan surat yang masuk, dibuat berdasarkan surat permohonan yang masuk dengan memperhatikan isi surat terutama mengenai waktu dan tempat pelaksanaan serta jenis kegiatan yang harus dihadiri. Jika pada tanggal tertentu telah diisi dengan kegiatan lain, maka kegiatan yang baru datang akan diabaikan atau menunjuk pejabat lain yang dapat mewakili pimpinan.

Contoh

JADWAL KEGIATAN KEPALA KANWIL DIKNAS JAWA BARAT

No

Tanggal

Jenis Kegiatan

Tempat

1

1 November 2000

Peresmian Gedung SLTP

Garut

2

3 November 2000

Pembukaan Penataran

Bandung

3

6 November 2000

Seminar sehari

Puncak

4

Dan seterusnya

 

 Jika pada papan kegiatan telah tercantum jadwal kegiatan seperti diatas, kemudian masuk surat lain pada tanggal 7 November 2000 yang isinya tentang satu kegiatan rapat dinas dengan Pemda, maka upaya yang dilakukan dapat beberapa alternative yaitu :

Pertama : dapat membatalkan acara pembukaan penataran dengan menunjuk pejabat lain sebagai wakilnya.

Kedua : Kepala Kanwil tetap menghadiri pembukaan penataran, sementara rapat dinas dengan Pemda diwakilkan kepada pejabat lain yang dinilai mampu untuk menggantikan Kepala Kanwil.

2.      Pembuatan jadwal kegiatan berdasarkan tingkat kepentingan

Pada pembuatan jadwal kegiatan pimpinan dengan system tingkat kepentingan, jadwal tersusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan (contoh jadwal). Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.

E.     Penutup

Seorang pimpinan perusahaan atau kepala pada instansi pemerintahan memiliki kegiatan yang sangat banyak dan padat. Pengaturan semua kegiatannya  tidak mungkin dikelola dan dikoordinasi sendiri. Untuk itu seorang pimpinan memerlukan seorang sekertaris untuk membantu pekerjaannya.

Salah satu tugas sekertaris yaitu mengatur jadwal kegiatan pimpinan. Sekertaris harus cermat dan teliti dalam menyusun jadwal kegiatan pimpinan, agar tidak terjadi tumbukan jadwal dan kesalahan dalam pencatatan jadwal kegiatan pimpinan.

Jadwal kegiatan tersusun berdasarkan urutan waktu kedatangan surat permohonan. Dalam pelaksanaan kegiatan, pimpinan atau kepala akan melakukan seleksi kembali. Seleksi dilakukan dengan cara hanya memenuhi permintaan yang menurutnya penting, kegiatan yang tidak penting akan ditinggalkan atau didelegasikan kepada pejabat lain.