MENGELOLA SISTEM KEARSIPAN

1.    1.      Pengertian Arsip

Arsip adalah setiap catatan yang ditulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan.

1.    2.      Pengertian Kearsipan

Suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, peyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah

1.    3.      Macam-macam Arsip

Jenis-jenis arsip dapat digolongkan berdasarkan :

1.    Dari segi fisik

·         Arsip berbentuk lembaran.

Contoh : Surat-surat, warkat, akte notaries, SK pendirian bangunan, dll.

·         Arsip tidak berbentuk lembaran.

Contoh : Disket komputer, Hard disk, rekaman pada pita kaset, video kaset, dll.

1.    Dari segi masalah

·         Financial record adalah arsip-arsip yang berisi catatan mengenai masalah keuangan. Misalnya bukti pembayaran dan penerimaan uang, arsip hutang dan piutang, giro, cek, kartu kredit, dan lain-lain.

·         Inventory record adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah barang inventaris (barang milik kantor). Misalnya : catatan-catatan mengenai jumlah barang, kondisi fisik barang, dan lain-lain.

·         Personal record adalah catatn yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Misalnya arsip mengenai daftar riwayat hidup, riwayat pekerjaan, karpeg, DP3, KP4, absensi pegawai. Daftar jumlah pegawai, struktur organisasi pegawai dan lain-lain.

·         Sales record adalah catatan yang berhubungan dengan masalah penjualan. Misalnya catatan mutu barang, jumlah persediaan, dan lain-lain.

·         Production adalah catatan-catatn mengenai maslah produksi. Misalnya arsip-arsip mengenai jenis bahan baku dan pembantu yang dibutuhkan, jenis alat/mesin yang dipakai untuk proses produksi, proses pengolahan, dan lain-lain.

1.    Dari segi pemiliknya

·         Lembaga Pemerintah

v  Arsip Nasional di Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut arsip nasional pusat. v  Arsip Nasional di tiap-tiap ibu kota daerah propinsi/istimewa dan kabupaten/kotamadya, yang selanjutnya disebut arsip nasional daerah.

·         Instansi Pemerintah/swasta

1. Arsip Primer dan Arsip Sekunder –          Arsip Primer adalah arsip aslinya, bukan tindasan, bukan kopian, bukan salinan, juga bukan mikro filmnya. –          Arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindakan, karbon kopinya, salinan atau mikrofilm. 2. Arsip Sentral dan Arsip Unit –          Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. –          Arsip Unit adalah arsip yang disebarkan penyimpananya pada setiap bagian organisasi.

1.    Dari segi sifatnya

·         Arsip tidak penting/tidak berguna/biasa : Arsip yang hanya mempunyai kegunaan informasi. Contoh: surat undangan dan surat pemberitahuan.

·         Arsip biasa : Arsip yang semula penting, tidak berguna lagi pada saat informasinya telah berlalu. Contoh: surat lamaran kerja dan surat tagihan.

·         Arsip penting (esensial) : Arsip yang ada hubungannya dengan masa lalu, kini dan masa depan. Contoh: surat perjanjian dan surat kontrak.

·         Arsip sangat penting : Arsip yang dijadikan alat pengingat selama-lamanya. Contoh: naskah proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah.

·         Arsip rahasia : Arsip yang hanya boleh diketahui orang tertentu saja. Contoh: hasil penilaian pegawai dan strategi pemasaran

1.    Dari segi fungsinya

·         Arsip dinamis (record) adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara semua arsip yang masih berada di kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung.

·         Arsip aktif, adalah arsip dinamis yang masih dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Arsip ini masih ada dalam proses penyelesaian dan sering dipergunakan untuk keperluan tertentu.

·         Arsip semi aktif, adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaan sudah menurun.

·         Arsip in-aktif, adalah arsip dinamis yang sudah jarang dipergunakan. Arsip ini hanya dipergunakan sebagai referensi atau pemberi keterangan belaka.

·         Arsip statis (archive) adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Semua arsip yang di simpan di Arsip Nasional (ARNAS) yang berasal dari arsip dinamis berbagai kantor.

1.4 Tujuan Kearsipan Menurut Drs. E. Martono

1.    Menyediakan wakat bila diperlukan

2.    Menghindari pemborosan waktu bila dalam mencari

3.    Mengumpulkan warkat yang berhubungan satu dengan yang lainnya

4.    Mengamankan warkat yangpenting dari bahaya pencurian dan kebakaran

5.    Memanfaatkan tempat penyimpanan dan sarananya

6.    Melindungi serta menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung pada warkat khususnya warkat yang harus dirahasiakan.