MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

I. Proses Dokumen-dokumen Kantor

A. Pengertian Dokumen

Dokumen (arsip) merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagian yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.

Atas pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya.

Dalam bahasa Inggris dikenal istilah file yang berarti berkas atau alat atau tempat untuk menyimpan dokumen yang berasal dari kata felum (Latin) yang berarti benang atau tali.

B. Jenis-jenis Dokumen

Yang termasuk ke dalam jenis-jenis dokumen adalah :

a. Surat-surat

b. Kwitansi

c. Faktur

d. Pembukuan

e. Daftar gaji

f. Kartu penduduk

g. Bagan organisasi

h. Foto-foto, dan lain sebagainya.

C. Cara Penyimpanan Dokumen

Pengelolaan dokumen perusahaan merupakan salah satu unsur dari pengelolaan informasi perusahaan. Dokumen perusahaan sebagai data, catatan, rekaman aktifitas perusahaan, pengelolaannya diatur dalam UU No.8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, PP No. 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pemusnahan Dokumen perusahaan, PP No. 88 Tahun 1999 tentang Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Microfilm/ Dokumen lainnya Dan Legalisasi. Dokumen perusahaan (corporate records/archives) disamping diperlukan untuk menjarnin kepastian hukum, juga berguna sebagai salah satu bahan dalam pengambilan keputusan (baik top, middle, maupun low management), ingatan perusahaan (corporate memory), dan referensi sejarah perusahaan.

I. Asas Kearsipan

Asas kearsipan adalah pedoman penyelenggaraan kegiatan pengurusan surat atau aktif yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor atau organisasi. Ada tiga asas kearsipan yaitu sebagai berikut :

1. Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi yaitu penyelenggaraan kearsipan dipusatkan pada suatu bagian organisasi unit kerja tersendiri, yakni semua warkat/surat/dokumen disimpan dalam suatu tempat/ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri yaitu unit sentral.

Ada beberapa keuntungan/kelebihan penggunaan asas sentarlisasi, yaitu :

· Adanya keseragaman prosedur dann perlengkapan arsip;

· Pengembangan pegawai ahli dalam wawasan dan keterampilan, kearsipan, atau spesialisasi pegawai kearsipan;

· Penyelenggaraan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung jawab terpusat;

· Menghilangkan kekembaran salinan dalam bagian penyelenggaraan yang berlainan;

· Menjamin bahwa surat-surat atau warkat yang masuk atau keluar dengan perihal yang sama, disimpan menjadi satu;

· Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai.

Namun demikian, penyelenggaraan sentralisasi mempunyai beberapa kelemahan, diantaranya :

· Jika arsip diperlukan tidak dapat segera diperoleh karena harus melalui prosedur, apalagi bila letak tempatnya berjauhan;

· Sistem yang dipergunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan kegiatan bagian masing-masing;

· Pegawai arsip tidak memiliki pengetahuan bagian lain secara menyeluruh;

· Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat atau warkat.

2. Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi yaitu penyelenggaraan kearsipan yang tidak dipusatkan pada suatu unit atau bagian organisasi unit kerja tersendiri, tetapi penyimpanan warkat/surat/dokumen dilakukan pada unit/bagian secara sendiri-sendiri.

Beberapa keuntungan atau kelebihan kearsipan secara desentralisasi yaitu :

· Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan;

· Waktu dan tenaga lebih hemat karena ada ilokasi unit atau begiannya;

· Sistem dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-masing.

Beberapa kelemahan kearsipan secara desentralisasi :

· Tidak ada keseragaman prosedur dan perlegkapan;

· Pemborosan biaya dan perlengkapan;

· Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut;

· Kemungkinan terdapat arsip karena tiap unit atau bagian memiliki arsip sendiri-sendiri.

3. Asas Gabungan

Asas gabungan adalah penyelenggaraan pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan asas sentralisasi dan desentralisasi, sehingga kelemahan dari kedua sistem tersebut dapat diminimalisir. Pada pelaksanaannya, unit sentral bertanggung jawab atas arsip in-aktif seluruh unit kerja atau bagian dari suatu kantor atau organisasi, sedangkakn unit pengolah bertanggung jawab atas arsip aktif dari masing-masing unit kerja.

II. Sistem Penyimpanan Dokumen

Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip yang dimulai dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filing), dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan) dan penyusutan arsip (pemindahan,pemusnahan, dan penyerahan).

Sistem penyimpanan warkat(filing system), dapat dibedakan dalam 5 macam, yaitu sebagai berikut :

1. System abjad (alphabetic filing system)

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penyimpanan berkas /arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan huruf Z. Dalam penyusunannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor atau perusahaan yang sudah di dindeks.

2. System masalah ( subject filing system)

Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang bertalian.

3. Sistem wilayah (geographic filing system)

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat.

4. Sistem tanggal (cronological filing system)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktu/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen.

5. Sistem nomor (numeric filing system)

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi 2 macam , yaitu :

· Filing Sistem Nomor Dewey.

· Filing Sistem Nomor Terminal Digit.

D. Jenis-jenis Peralatan Kantor

Makin modern suatu kantor dan makin sibuk pekerjaan maka makin modern dan makin banyak menggunakan peralatan kantor. Kesemuanya itu digunakan untuk menunjang qualities dan kuantitas serta efisien dan efektifitas hasil maupun pelaksanan pekerajan kantor.

Peralatan kantor (Office supplies) adalah seluruh peralatan yang digunakan dalam kegiatan penyelesaian pekerjaan tata usaha yang terdiri dari mesin-mesin kantor dan alatalat bukan mesin. Perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang digunakan untuk membantu kelancaran penyelesaian pekerjaan kantor.

Perlengkapan kantor terdiri dari :

1. Mesin Kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetic. Contohnya : mesin hitung, mesin potong kertas, mesin tik, mesin scanner, offset, fotocopy, komputer, facsimili, telepon, aiphon, Dictaphone, mesin absen.

2. Perabot Kantor (Office Furniture) adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi, untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contohnya meja, kursi, macam-macam lemari, rak, dan filing cabinet.

3. Hiasan Kantor (Office Arrangement) adalah benda-benda kantor yang berguna menambah suasana yang menyenangkan dalam penyelesaian pekerjaan kantor. Hiasan kantor terdiri dari hiasan wajib dan hiasan yang menambah suasana yang menyenangkan. Yang termasuk hiasan wajib, misalnya gambar presiden dan wakil, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi. Hiasan kantor yang menambah suasana yang menyenangkan, antara lain lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup atau buatan.

4. Bekal Kantor (Office Supplies) adalah benda-benda kantor yang akan habis dalam pemakaian sehari-hari di kantor. Benda tersebut umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis. Bekal kantor terdiri dari lembaran dan bukan lembaran.

Daftar peralatan/perlengkapan kantor :

1). Baki surat

2). Buku Agenda

3). Buku alamat penting

4) Buku Diary

5) Buku telepon

6) Dictaphone

7) Earphone

8) Ensiklopedi, kamus

9) Gunting

10) Brankas, box Cash

11) Kalkulator, sempoa

12) Micro film, Paper shredder

13) Kapur tulis

14) Karet penghapus

15) Mesin hitung (kalkulator)

16) Kertas Isap

17) Kartu nama

18). Komputer

19). Papan Panel

20). Pena, pensil, marker

21) numerator

22) Pensil berwarna

23) Cutter, pemotong kertas

24) Penjilid (binding machine)

25) Printer

26) Kalender meja

27) Sampul

28) Pembuka surat (letter opener)

29) Stempel, bak stempel, gantungan perforator stempel

30) Tancapan surat (spindle file)

31) Kalender

32) Tangkai pena

32) Tinta

34) Pita mesin

35) Macam-macam kertas

36) Map, Folder, Ordner, Snelhechter

37) Stapler (hechtmacine), remover

38) Correction fluid, Tipp-Ex

39) Perekat, lem

40) Cellotape

41) Penggaris

42) Jangka

43) Sablon

44) Timbangan surat

45) Telephone, faksimili, aiphone

46) Mesin tik

47) OHP, slide, datashow

48) Paper shredder (penghancur kertas)

49) Fotocopy, Scanner, stensil.

50) Mesin absensi

E. Tata Cara Pemilihan Peralatan Kantor

Sebelum memilih peralatan kantor yang akan digunakan, terlebih dahulu kita harus bisa membedakan fungsi-fungsi dari peralatan kantor itu sendiri. Setelah mengetahui fungsi-fungsinya, kita akan mengetahui peralatan kantor apa yang harus digunakan. Hal ini dimaksudkan agar proses kerja dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Seperti contohnya untuk memotong kertas, apakah lebih cepat dan rapi memakai gunting ataukah memakai pemotong kertas? Maka setelah mengetahui masing-masing fungsi peralatan kantor, kita dapat memilih alat apa yang harus dipergunakan agar lebih efektif.

F. Kerusakan Peralatan Kantor

Kerusakan pada peralatan kantor harus segera diidentifikasi agar tidak mengganggu proses kerja. Hal ini dibutuhkan untuk pendiagnosaan kerusakan pada kendaraan/komponen/perlengkapan dari dan menentukan tindakan perbaikan.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam mengidentifikasi kerusakan peralatan kantor adalah sebagai berikut :

1. Informasi diakses dari sumber yang tepat untuk menginformasikan tindakan yang dibutuhkan dalam membantu membedakan antara “gejala” dan “sebab”.

2. Otoritas diberikan untuk membongkar bagian komponen, agar pemeriksaan lebih akurat dalam mendiagnosa kesalahan/kerusakan (jika diperlukan).

3. Pendiagnosaan kesalahan/ kerusakan dilaksanakan tanpa menyebabkan kerusakan terhadap area tempat kerja, kendaraan dan perlengkapan.

4. Strategi pendiagnosaan dikembangkan sehingga dapat digunakan untuk menentukan suatu kerusakan/kesalahan pada kendaraan/komponen/perlengkapan.

5. Pengidentifikasian kerusakan/kesalahan didapat dari hasil tes, dan rencana tindakan diputuskan selama perbaikan.

6. Laporan hasil pemeriksaan dilengkapi dalam format yang ditetapkan.

7. Seluruh kegiatan pemeriksaan dilaksanakan berdasarkan SOP (Standard Operation Procedures), undang-undang K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja), peraturan perundang-undangan dan prosedur/ kebijakan perusahaan.

G. Melaporkan Kerusakan Peralatan Kantor

Untuk permintaan pelayanan perbaikan peralatan dan perabot kantor dapat mengisi formulir permintaan pelayanan perbaikan dan segera diberikan kepada bagian sarana prasarana di kantor. Pelayanan perbaikan pada kerusakan peralatan kantor dapat dilakukan melalui tahapan permintaan perbaikan peralatan kentor seperti berikut :

1. Sekretaris memeriksa peralatan kantor yang rusak

2. Mengisi formulir permintaan perbaikan peralatan kantor

3. Formulir permintaan perbaikan alat-alat/perlengkapan kantor harus sudah masuk kebagian sarana prasarana

4. Permintaan tersebut harus disetujui oleh petugas yang berwenang

5. Setelah disetujui, formulir diserahkan kepada bagian sarana prasarana

6. Pada hari perbaikan, pegawai bagian sarana prasarana akan mempersiapkan semua permintaan dan setelah perbaikan selesai dilakukan memberitahukan kepada semua pemesan untuk mengambil permintaan masing-masing

7. Setelah menerima perlengkapan, sekretaris menandatangani formulir penerimaan dari bagian sarana prasarana

Bilamana suatu permintaan perbaikan belum dapat dipenuhi maka hal ini akan dicatat dalam kolom keterangan, disamping mencantumkan tanggal kira-kira permintaan perbaikan ini dapat selesai dipenuhi.

II. Dasar Surat Menyurat

Dilihat dari fungsinnya surat adalah alat atau sarana komunikasi tulis yang digunakan seseorang utuk menyampaikan informasi kepada orang lain. Penyampaian makssud melalui surat ini dapat atas nama pribadi dan dapat juga atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Akan tetapi,jika dilihat dari jenisnya maka surat dapat dikategorikan sebagai karangan eksposisi atau paparan. Di dalam paparan itu penulis menyampaikan maksud dan tujuannya serta menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya. Kegiatan saling berkirim surat ini disebut korespondeni atau surat – menyurat.

A. Bentuk-bentuk Surat

Format Surat atau bentuk surat adalah susunan letak bagian-bagian surat (lay out). Bagian-bagian surat ini sangat penting peranannya sebagai bahan identifikasi atau petunjuk dalam memproses surat itu sendiri. Tiap lembaga atau kantor tidak selalu sama dalam memakai bentuk surat, tergantung lembaga atau kantor itu sendiri.

Ada enam macam bentuk surat yang selama ini kita kenal, yakni (a) bentuk lurus penuh (full block style), (b) bentuk lurus (full block), (c) bentuk setengah lurus (semiblock style), (d) bentuk bertaku (indented style), (e) bentuk resmi indonesia lama, dan (f) bentuk resmi indonesia baru.

Perhatikan enam macam format atau bentuk surat dibawah ini :

(a) Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Kop Surat (1)

(2)

(3)

B. Bagian-bagian Surat

Sama seperti benda lainnya, surat terdiri dari bagian-bagian yang terkumpul sehingga menjadi 1 kesatuan. Pada praktiknya tidak semua surat terdiri dari keseluruhan bagian surat yang ada pada penjelasan berikut dan itu dapat dijadikan pedoman sejauh mana pemahaman Penulis surat terhadap cara penulisan surat yang baik.

Secara umun bagian surat terdiri dari 4 bagian, yaitu :

1. Kepala Surat

Kepala surat adalah bagian dari surat yang menunjukkan eksistensi atau keberadaan pembuat surat. Seperti namannya kepala surat terletak dibagian paling atas pada sebuah surat. Hampir semua organisasi menggunkan kepala surat (Kop Surat) yang sudah tercetak rapi pada semua surat-suratnya. Tidak jarang perseorangan juga membuat kepala surat yang sudah dicetak pada surat-surat yang dibuatnya. Biasannya kepala surat terdiri dari :

a. Logo perusahaan,

b. Nama perusahaan dan jenis usahannya,

c. Alamat perusahaan baik kantor pusat, cabang, maupun web. Site.,

d. Nomor perusahaan, baik nomor pada alamat, telepon,faks, kawat, rekening, maupun nomor lainnya yang dianggap perlu,

e. Hal-hal lainnya yang diangap perlu seperti motto perusahaan, hiasan tertenti, janji pelayanan tertentu, dan sejeisnya.

2. Nomor surat

Nomor surat adalah kode tertentu dari sebuah surat. Fungsi nomor surat yang paling utama adalah untuk mengetahui kapan surat itu dibuat dan bagian mana yang harus bertanggung jawab pada sebuah surat. Karena itu nimor surat pada organisasi dibuat standarisasi tertentu. Biasannya nomor surat dibuat dengan kode.

AA/BA/BB/CC/DD

Keterangan :

AA : Menunjukkan surat keberapa dibuat pada waktu penulisan surat tersebut

BA : Menunjukkan perihal surat

BB : Menunjukkan kode organisasi, biasannya disesuaikan dengan kode daftar klasifikasi arsip di instansi tersebut

CC : Menunjukkan bulan pada waktu surat dibuat

DD : Menunjukkan tahun pada waktu surat dibuat

3. Tanggal Surat

Tanggal surat menunjukkan tanggal pada waktu surat itu dibuat. Pada penulisan surat resmi, bila tanggal surat ditulis diatas nama tempat pembuatan surat tidak dituliskan,sementara bila ditulis dikelompok kaki surat,lokasi kota wajib dicantumkan. Dan bila surat itu sudah ada kepala suratnya lengkap, maka kota dibuatnya surat tidak perlu dicantumkan, namun bila tidak ada kepala suratnya, misalnya surat pribadi, maka nama kota pembuatan surat perlu dicantumkan,

4. Lampiran

Lampiran adalah lembar lain dalam sebuah surat. Isi lampiran dapat berupa tabel, daftar harga, foto, booklet,prospektus

C. Jenis-jenis Surat

A) Penggolongan surat menurut isinnya

a. Surat Pribadi (Prive)

Surat Pribadi adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang isinnya menyangkut kepentingan pribadi. Berdasarkan sifatnya, surat pribadi dapat digolongkan menjadi 2 macam, yaitu :

1) Surat pribadi yang sinnya nersifat kekeluargaan.

Misalnya surat perkenalan , surat untuk orang tua, kakak dan sebagainya.

2) Surat pribadi yang isinnya bersifat setengah resmi.

Misalnya surat lamaran pekerjaan, surat izin tidak masuk kerja, surat tidak masuk sekolah, dan sebagainnya.

b. Surat dinas

Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh instansi/lembaga/badan yang isinnya berkaitan dengan pesan kedinasan. Contoh : surat perintah, nota dinas, surat keputusan.

c. Surat Bisnis (niaga)

Surat bisnis adalah surat yang dibuat oleh organisasi dengan tujuan mencari keuntungan (profit oriented). Contoh : surat pesanan, surat penawaran, surat tagihan, dan surat pengaduan.

d. Surat Sosial

Surat Sosial adalah surat yang isinnya berkaitan dengan aktivitas. Contoh : surat undanan pesta dan surat ucapan terima kasih.

e. Surat legal

Surat legal adalah surat yang memiliki kekuatan hukum. Surat ini berkaitan dengan kegiatan bisnis, kedinasan atau pribadi. Contoh : surat perjanjian, surat wasiat, dan surat kuasa.

B) Penggolongan surat menurut tujuan penulisannya

a. Surat informatif

Surat informatif adalah surat yang bertujuan untuk menyampaikan informasi kepada orang lain. Informasi ini lebih banyak berisi fakta. Contoh : surat pemberitahuan, surat perkenalan, surat berupa laporan, surat berupa referensi.

b. Surat persuasif

Surat persuasif adalah surat yang bertujuan untuk membujuk orang (penerima surat). Contoh : surat penawaran, surat permintaan, surat berisi keluhan, surat penagihan, dan surat perintah.

C) Pengolongan surat menurut wujudnya

a. Surat bersampul

Surat bersampul adalah surat yang dimasukan ke dalam sampul amplop. Besarnya ongkos/perangko penngiriman sangat bergantung pada berat ringannya surat tersebut.

b. Kartu pos

Kartu pos adalah surat berbentuk artu dengan ukuran 10 cm X 15 cm. Surat ini dikeluarkan oleh kantor pos. Kartu pos dikirim tanpa sampul karena isinnya tidak bersifat rahasia.

c. Warkat pos

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos biasannya dibuat sedemikian rupa sehingga kalau dilipat dapat membentuk amplop.

d. Telegram

Telegram adalah surat atau berita yang dikirim dengan menggunakan mesin telegraf(kabar kawat).

e. Memo dan Nota

Memo dan Nota yang dipergunakan untuk keperluan intern suatu instansi atau organisasi. Ukuran kertas memo dan nota ini biasannya setengah kuarto.

D) Penggolongan surat menutut sifatnya

a. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang isinnya bersifat umum/biasa. Isi surat tersebut boleh diketahui orang lain, karena tidak rahasia.

b. Surat konfidensial

Surat konfidensial adalah surat untuk kalangan terbatas. Maksudnya, surat tersebut tidak untuk disebar luaskan, karena hanya untuk kalangan tertentu, misalnya untuk pejabat yang dituju.

c. Surat rahasia

Surat rahasia adalah surat yang isinnya hanya boleh diketahu oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanannya, surat ini dimasukkan ke dalam amplop. Pada amplop bagian atas, sebelah kiri atau kanan biasannya ditulis RHS(rahasia).

E) Penggolongan surat menurut proses penyelesaiannya

a. Sangat Segera

Ialah surat yang harus segera diselesaikan atau disampaikan kepada penerima secepat mungkin dan mendapat prioritas yang pertama.

b. Segera

Ialah surat yang harus segera disampaikan kepada penerima, tetapi tidak mendapat prioritas yang pertama.

c. Biasa

Ialah surat yang tidak harus segera disampaikan atau diselesaikan kepada penerima, seperti surat sangat segera atau surat segera.

D. Tata Bahasa Surat

PENGERTIAN BAHASA SURAT

Bahasa surat sebenarnya sama dengan bahasa lisan, yaitu sama-sama bermaksud mengutarakan isi hati. Perbedaannya adalah pada media penyampaiannya. Bahasa lisan menggunakan ucapan,sementara bahasa tulis menggunakan tulisan. Permasalahan yang sering timbul adalah kita terbiasa berbicara,sementara menulis sebaliknya. Untuk menningkatkan bahasa tulis,seseorang harus sering berlatih menulis dan membaca. Hal itu dilakukan untuk memperlancar kemampuan kita dalam menulis.

Hal penting yang harus diperhatikan sebelum menulis surat adalah kepada siapa surat tersebut ditujukan. Pemahaman itu sangat penting karena akan menentukan bahasa yang akan digunakan. Tulislah surat seperti kita berhadapan langsung dengan pembaca. Bahasa surat yang baik belum tentu bahasa tulis yang baku. Bahasa surat yang baik adalah bahasa surat yang mampu menyampaikan buah pikiran penulisnya. Adalah sesuatu hal janggal, bila seorang mahasiswa menulis surat untuk mengungkapkan isi hatinnya kepada rekan lainnya dengan menggunakan bahasa baku.

Merupakan hal berbeda bila surat tersebut dikirikan kepada rekanan bisnis, atasan,atau untuk menyampaikan sesuatu untuk keperluan kedinasan. Pada kondisi seperti inilah sebuah surat harus menggunakan bahasa baku. Karena kita membahas pada permasalahan yang bersifat formal atau kedinasan, maka bahasa yang kita gunakan tentu saja bahasa formal. Pada uraian berikut akan kita bahas bahasa yang baik dan benar seperti dijabarkan dalam Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan, yang diterbitkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

E. Macam-macam Tanda Baca dan Penggunaannya

A. HURUF BESAR DAN HURUF MIRING

1. Huruf besar (kapital), huruf besar digunakan pada :

a. Huruf besar(kapital) dipakai sebagai huruf pertama dari kata pada awal kalimat.

Contoh : Ada gula ada semut.

b. Huruf besar dipakai sebagai huruf pertama petikan langsung.

Contoh : Adik bertanya, “Kapan kita pulang?”

c. Huruf besar digunakan sebagai huruf pertama dalam ungkapan yang berhubungan dengan hal-hal keagamaan, kitab suci, dan nama Tuhan, termasuk kata ganti untuk Tuhan.

Contoh : Ketuhanan Yang Maha Esa

d. Huruf besar dipakai sebagai huruf pertama gelar kehormatan, keturunan, dan keagamaan yang diikuti nama orang.

Contoh : Acara ditutup dengan doa yang dipimpin oleh Haji Abdul Rozak.

e. Huruf besar dipakai sebagai huruf pertama nama jabatan dan pangkat yang diikuti oleh nama orang.

Contoh : Jakarta mengalami kemajuan pesat pada waktu dipimpin oleh Gubernur Ali Sadikin.

f. Huruf besar dipakai sebagai huruf pertama nama orang.

Contoh : Wage Rudolf Supratman

g. Huruf besar dipakai sebagai huruf pertama dari nama bangsa, suku, dan bahasa.

Contoh : Suku Jawa merupakan suku terbanyak di Indonesia.

h. Huruf besar dipakai sebagai huruf pertama nama tahun, bulan, hari, hari raya, dan peristiwa sejarah.

Contoh : Mudik adalah tradisi yang sudah membudaya pada waktu Lebaran.

i. Huruf besar dipakai sebagai huruf pertama nama khas dalam geografi.

Contoh : Danau terbesar di Indonesia adalah Danau Toba, di Sumatra Utara

j. Huruf besar dipakai sebagai huruf pertama nama resmi badan , lembaga pemerintahan dan ketatanegaraan serta nama resmi.

Contoh : Departemen Pendidikan dan Kebudayaan adalah departemen yang paling bertanggung jawab masalah pendidikan di Indonesia.

k. Huruf besar dipakai sebagai huruf pertama di dalam sebuah buku majalah, surat kabar, dan judul karangan kecuali artikel. Seperti di, ke, dari, untuk, dan yang, yang terletak pada posisi awal.

Contoh : Buku Salah Asuhan merupakan buku yang baik untuk dibaca generasi muda.

l. Huruf besar dipakai dalam singkatan, nama gelar, dan sapaan.

Contoh : Penelitian itu dipimpin oleh Prof. Sunarya.

m. Huruf besar dipakai sebagai huruf pertama kata penunjuk hubungan kekerabatan seperti bapak, ibu, saudara, paman, dan sejenisnya.

Contoh : Kapan Bapak berangkat?.

2. Huruf Miring

Huruf miring dipergunakan untuk:

a. Menuiskan nama buku, majalah, dan surat kabar yang dikutip dalam tulisan.

Contoh: Pernyataan tersebut disadur dari harian Kompas edisi Senin, 1 Juni 2007.

b. Menegaskan ata mengkhususkan huruf, bagian kata, atau sekelompok kata.

Contoh: Uraian pada bab ini tidak membahas pemakaian hurf besar.

c. Menuliskan nama-nama ilmiah atau ungkapan asing kescuali yang telah disesuaikan ejaannya.

Contoh: Apakah kita tidak sebaiknya menggunakan kata penataran untu kata upgrading?

B. PENULISAN KATA

Beberapa bentuk kata yang harus diperhatikan dalam penulisan adalah:

1. Kata dasar

Kata yang berupa kata dasar harus ditulis dalam satu kesatuan.

Contoh: Kantor pajak penuh sesak.

2. Kata turunan, terdiri dari

a. Imbuhan

Imbuhan baik itu awalan, sisipan, maupun akhiran harus ditulis serangkai dengan kata dasarnya.

Contoh: bergetar, diperlebar, dibiayai.

b. Awalan atau akhiran

Awalan atau akhiran ditulis serangkai dengan kata yang langsung mengikuti atau mendahuluinya kalau bentuk dasarnya berupa gabungan kata.

Contoh: memberitahukan, mempertanggungjawabkan, dilipatgandakan, dan sejenisnya.

c. Kombinasi

Kalau salah satu unsur gabungan kata hanya dipakai dalam kombinasi, gabungan kata harus ditulis serangkai.

Contoh: amoral, antarkota, antikomunis, mahasiswa, purnwirawan, dan sejenisnya.

3. Kata ulang

Bentuk kata ulang ditulis lengkap dengan menggunakan tanda hubung.

Contoh: anak-anak, buku-buku, lauk-pauk, mondar-mandir, tunggang-langgang, dan sejenisnya.

4. Gabungan kata, yeng terdiri dari:

a. Kata majemuk

Gabungan kata yang lazim disebut dengan kata majemuk ditulis terpisah.

Contoh: duta besar, kambing hitam, meja tulis, simpang empat, dan sejenisnya.

b. Istilah khusus

Gabungan kata yang merupakan istilah khusus, untuk menghindari salah baca atau salah pengertian, dapat diberi tanda hubung untuk menegaskan pertalian antara unsur-unsur yang bersangkutan.

Contoh: alat pandang-dengar, anak-istri, ibi-bapak, dan sejenisnya.

c. Gabungan kata yang dianggap sebagai satu kata

Gabungan kata yang sudah dianggap sebagi satu kata ditulis serangakai.

Contoh: alhamdulillah, apabila, daripada, hulubalang, sekaligus, dan sejenisnya.

5. Kata ganti

Kata ganti ku dan kau ditulis serangkai dengan kata yang mengikutinya, ku, mu, dan nya ditulis serangkai dengan kata yang mendahuluinya.

Contoh: Apa yang kumiliki boleh kau ambil. Bukuku, bukumu, dan bukunyatersimpan di perpustakaan.

6. Kata depan

Kata depan di, ke, dan dari ditulis terpisah dari kata yang mengikutinya, kecuali untuk kata yang dianggap sydah menjadi kesatuan seperti daripada dan kepada.

Contoh: Adiknya pergi ke luar negeri. Bermalam sajalah di sini. Di mana ada Tuti, di situ ada Tommy.

7. Partikel

a. Partikel -lah, -kah, dan –tah

Partikel -lah, -kah, dan –tah ditulis serangkai dengan kata yang mendahuluinya.

Contoh: Apakah artinya cinta? Bacalah buku ini! Siapakah gerangan?

b. Partikel pun

Partikel pun dipidah dari kata ynag mendahuluinya, kecuali kata yang sudah padu benar seperti adapun, meskipun, mauoun, walaupun, dan sejenisnya.

Contoh: Siapa pun akan tertegun melihat penampilannya.

c. Partikel per

Partikel per yang berarti mulai, demi, dan tiap ditulis terpisah dari kata yang mengikutinya.

Contoh: Kuliah semester ini mulai per 3 September 2007. Mereka masuk ke kelas satu per satu. Harga apel itu Rp 10.000,00 per kilogram.

C. PEMAKAIAN TANDA BACA

1. Tanda titik (.)

Tanda (.) dipergunakan dan tidak dipergunakan untuk:

a. Tanda titik dipakai untuk akhir kalimat yang bukan pertanyaan atau seruan.

Contoh: Keluargaku tinggal di Pekalongan.

b. Tanda titik dipakai pada akhir singkatan nama orang.

Contoh: Moh. Yamin.

c. Tanda titik dipakai pada akhir singkatan gelar, jabatan,pangkat, dan sapaan.

Contoh: Drs. Doktorandus; SH. Sarjana Hukum; Ny. Nyonya, dan sejenisnya.

d. Tanda titik dipakai pada singkatan atau ungkapan yang sudah sabgat umum dipakai. Singkatan tiga huruf atau lebihmenggunaka satu tabda titik.

Contoh: a.n. atas nama; dst. Dan seterusnya; yth. Yang terhormat, dan sejenisnya.

e. Tanda titik dipakai di belakang angka atau huruf dalam suatu bagan, ikhtisar, atau daftar.

Contoh:

III. Departemen Dalam Negeri

A. Direktorat Jenderal Pembangunan Masyarakat Desa

B. Direkrorat Jenderal Agraria

Penyiapan Naskah : 1. Patokan Umum

1.1. Isi Karanagan

1.2. Ilustrasi

- Gambar Tangan

- Tabel

- Grafik

f. Tanda titik dipakai untuk memisahkan angka jam, menit ,dan detik yang menunjukkan waktu.

Contoh : 1.20.11 (pukul 1 lewat 20 menit 11 detik)

g. Tanda titik tidak dipakai untuk memisahkan angka ribuan,jutaan , dan seterusnya.

Contoh : Lihat halaman 2342 dan seterusnya.

h. Tanda titik dipakai dalam singkatan yang terdiri dari huruf-huruf awal kata atau suku kata atau gabungan keduannya atau yang terdapat dalam akronim yang sudah diterima oleh masyarakat.

Contoh : ABRI, WHO, Sekjen, dan sejenisnya.

i. Tanda titik tidak dipakai pada singkatan lambang kimia, satuan ukuran, takaran, tmbangan, dan mata uang.

Contoh : Mg – Magnesium ; cm –centimeter ; Rp –rupish, dan sejenisnya.

j. Tanda titik tidak dipakai pada akhir judul yang merupakan kepala karangan atau kepala ilusrasi, tabel, dan sejenisnya.

Contoh : Acara Kunjungan Presiden Republik Indonesia.

k. Tanda titik tidak dipakai dibelakang alamat pengirim dan tanggal surat atau nama dan alamat penerima surat.

Contoh : Yth. Saudara. Zain Akhmad

Jln. P. Diponegoro No.11

Pekalongan

2. Tanda Koma (,)

Tanda koma dipakai atau tidak dipakai untuk :

a. Tanda koma dipakai di antara unsur-unsur dalam suatu pemerincian,atau pembilangan.

Contoh : Saya membeli kertas, pena, dan pensil.

b. Tanda koma dipakai untuk memisahkan kalimat setara yang satu dari kalimat setara berikutnya yang didahului oleh kata seperti kata tetapi, melainkan.

Contoh : Saya ingin datang, tetapi hari hujan.

c. Tanda koma dipakai untuk memisahkan anak kalimat dari induk kalimat apabila anak kalimat mendahului induk kalimatnya.

Contoh : Kalau hari hujan, saya tidak akan datang.

d. Tanda koma tidak dipakai untuk memisahkan anak kalimat dari induk kalimat apabila anak kalimat tersebut mengiringi induk kalimat.

Contoh : Saya tidak datang kalau hari hujan. Dia lupa akan janjinnya karena sibuk.

e. Tanda koma dipakai dibelakang kata atau ungkapen penghubung antarkalimat yang terdapat pada awal kalimat. Termasuk di dalamnya oleh karena itu, jadi, lagipula, meskipun, begitu, dan akan tetapi.

Contoh : Jadi, persoalannya bukan pada masalah tersebut.

f. Tanda koma dipakai dibelakang kata-kata o, ya, wah, aduh, kasihan, dan sejenisnya pada awal kalimat.

Contoh : Wah, bukan main!.

g. Tanda koma dipakai untuk memisahkan petikan langsung dari bagian lain dalam kalimat.

Contoh : Kata Ibu,”Saya akan ke rumah Dian,”

h. Tanda koma dipakai diantara (a) nama dan alamat, (b) bagian-bagian alamat, (c) tempat dan tanggal,(d) nama dan wilayah atau negeri yang ditulis berurutan.

Contoh : Sdr. Ria Presilia, Jln. Pisangan 12, Jakarta Timur. Surat-Surat yang dikirim hendaknya dialamatkan kepada Ketua Jurusan Sekretaris, Jln. Kramat Raya 4-9, Jakarta Pusat.

i. Tanda koma dipakai untuk menceraikan bagian nama yang dibalik susunanya dalam daftar pustaka, nama penerbit, tempat penerbitan, dan tahun penerbitan.

Contoh : Handoko, Hani, Manajemen, BPFE, Yogyakarta, 1997.

j. Tanda koma dipakai di antara nama orang dan gelar akademi atau gelar lain yang mengikutnnya untuk membedakan singkatan nama keluarga atau marga.

Contoh : K. Kartijo, S.E, Ny. Adi Maruto, S.H.

k. Tanda koma dipakai di muka angka persepuluhan dan di antara rupiah dan sen dalam bilangan.

Contoh : 10, 12 meter ; Rp 27,52 (Lambang Rp tidak diberi titik).

l. Tanda koma dipakai untuk mengapit keterangan tambahan dan keterangan aposisi.

Contoh : Dosen saya, Pak Joni, pandai sekali.

m. Tanda koma tidak dipakai untuk memisahkan petikan langsung dari bagian lain dalam kalimat apabila petikan langsung tersebut berakhir dengan tanda tanya atau tanda seru dan mendahului bagian lain dalam kalimat itu.

Contoh : “ Dimana Saudara tinggal?”tanya Karim.

3. Tanda Titik Koma (;)

Tanda Titik koma (;) dipergunakan untuk :

a. Tanda Titik koma dapat dipakai untuk memisahkan bagian-bagian kalimat yang sejenis dan setara.

Contoh : malam makin larut ;kami belum selesai juga.

b. Tanda Titik koma dapat dipakai untuk memisahkan kalimat yang setara di dalam suatu kalimat mejemuk sebagai pengganti ata penghubung.

Contoh : Ayah mengurus tanamannya di kebun; ibu sibuk di dapur ; adik sedang belajar ; saya sendiri asyik mendengarkan musik.

4. Tanda Titik Dua (:)

Tanda Titik Dua (:) dipergunakan dan tidak dipergunakan untuk :

a. Tanda titik dua dipakai pada akhir suatu pernyataan lengkap bila diikuti oleh rangkaian atau penjelasan.

Contoh : Yang diperlukan adalah barang-barang berikut : meja, kursi, dan lemari.

b. Tanda titik dua dipakai sesudah suatu kata atau ungkapan yang memerlukan penjelasan.

Contoh :

Ketua : Anton Sunyata

Sekretaris : Retnowati

Bendahara : Nia Ardelina

c. Tanda titik dua dipakai dalam teks drama sesudah kata yang menunjukkan pelaku percakapan.

Contoh :

Anto : ”Bersihkan lantai itu ,Ndar!”

Sunandar : ”baik pak “

Anto : “Jangan lupa di bawah lemari juga!”

d. Tanda titik dua tidak dipakai kalau rangkaian kalimat merupakan pelengkap yang mengakhiri pernyataan.

Contoh : Kita memerlukan meja, kursi, dan lemari.

e. Tanda titik dua dipakai (a) di antara jilid atau nomor halaman ,(b) di antara bab dan ayat dalam kitab-kitab suci,atau (c) di antara judul dan anak judul suatu karangan.

Contoh :

(a) Tempo, 1(2007), 34:7

(b) Surat Yassin : 9

5. Tanda Hubung (-)

a. Tanda Hubung digunakan sebagai penyambung kata dasar, awalan, atau akhiran yang terpisah oleh pengantian baris.

Contoh :

Anto pergi juga tan-

Pa pesan apa-apa.

Nina akhirnya terpaksa me-

Nunda kepergiannya.

b. Tanda Hubung digunakan untuk menyambung unsur-unsur kata ulang.

Contoh : Anak-anak, berulang-ulang, beranak-pinak, dan sejenisnya.

c. Tanda Hubung digunakan untuk merangkaikan (a) Se- dengan kata berikutnya uang dimulai dengan huruf kapital,(b) Ke- dengan angka,(c) angka dengan –an ,(d) singkatan huruf kapital denganimbuhan atau kata,(e) merangkaikan unsur bahasa Indonesia dengan bahasa Asing.

Contoh :

(a) Se-Indonesia

(b) Ke-20

(d) Sinar-X

6. Tanda Tanya (?)

a. Tanda tanya dipergunakan untuk akhir kalimat tanya.

Contoh : Kapan Ia berangkat?

b. Tanda tanya dipergunakan di antara tanda kurung di dalam suatu kalimat untuk menyatakan keraguan terhadap kata di depan tanda tersebut.

Contoh : uangnya sebanyak 10 Juta (?) rupiah hilang.

7. Tanda Seru (!)

Tanda Seru dipergunakan di akhir kalimat perintah atau menggambarkan kesungguhan, ketidakpercayaan, atau emosi yang kuat.

Contoh : Bersihkan ruangan sekarang juga ! Merdeka!

8. Tanda kurung ( )

a. Tanda kurung mengapit penjelasan atau ketrangan sebuah kata yang berada di depannya.

Contoh : DIP (Daftar Isian Proyek) sudah diserahkan kepada masng-masing instansi yang berwenang.

b. Tanda kurung mengapit keterangan yang bukan merupakan bagian integral dari kata tersebut.

Contoh : Kejadian tersebut terjadi di Kajen (kurang lebih 25 kilometer dari Pekalongan).

c. Tanda kurung dipakai mengapit angka atau huruf satu seri keterangan. Khusus untuk penggunaan ini,tamda kurung dapat dipakai kurung tutupnya saja. Faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat upah :

(a) Penawaran dan permintaan tenaga kerja,

(b) Kebutuhan hidup,

(d) Ketetapan pemerintah

Faktor-faktor produksi menyangkut :

1) Alam,

2) Tenaga kerja, dan

3) Modal

9. Tanda Petik (“ “)

Tanda Petik dipergunakan untuk (a) petikan langsung pembicaraan dalam naskah drama, (b) Mengapit kata dalam bahasa asing tau istilah yang kurang dikenal.

Contoh :

(a) “Sudah siap?”tanya Awal.

(b) Celana panjang yang dikenakannya model “cutbrai”.

III. Mengurus atau Menjaga Sistem Dokumen Kantor

A. Macam – macam penyimpanan dokumen

1) Pengertian Penyimpanan Dokumen

Kearsipan adalah semua kegiatan pengurusan arsip yang dimulai dari kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan (filing), dan penemuan kembali (finding), penyelamatan arsip(pengamanan,pemeliharaan,dan perawatan) dan penyusutan arsip(pemindahan,pemusnahan, dan penyerahan).

Filing sistem adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip seingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Filing sistem (penyimpanan/penataan arsip), merupakan salah satu kegiatan pengurusan arsip yang tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan penemuan kembali(finding).

2) TUJUAN FILING SISTEM

Filing sistem mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Menghemat waktu

Dengan menggunakan Filing sistem yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah.

2. Menghemat tenaga

Dalam kegiatan penyimpanan(filing)dan penemuan kembali(finding) arsip tidak terlalu banyak menimbulkan tenaga.

3. Menghemat tempat

Dengan menggunakan filing sistem yang tepat, penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang benyak, karena arsip yang disimpan ialah arsip-arsip yang bernilai guna saja.

v CIRI-CIRI FILING SISTEM YANG BAIK

Terdapat beberapa kriteria yang harus dipenuhi dalam penyelenggara sistem kearsipan atau sistam filing yang baik, diantarannya adalah:

1. Tidak memakan tempat, letak (lay out) dibuat se-efektif dan se-efisien mungkin.

2. Sederhana dan praktis ; mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit.

3. Mudah dicapai ; penyimpanan surat/warkat harus dapat dengan mudah diambil dan digapai.

4. Ekonomis ; tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya, perlengkapan, tenaga, dan cara pengerjaan.

5. Cocok dan tepat guna ; disesuaikan dengan tujuan/ kepentingan.

6. Flexibel ; mudah dikembangkan apabila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan.

7. Klasifikasi yang khusus ; keanekaragaman arsip dapat menimbulkan kesulitan.

8. Aman, bebas kerusakan karena penyimpanan; karena terpelihara dari gangguan serangga, rayap,air, debu ,dsb

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan sisem filing atau kearsipan yang akan dipergunakan adalah sebagai berikut adalah :

1. Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan tujuan, ruang lingkup, dan jenis lembaga/ instansi/organisasi.

2. Menentukan klasifikasi yang paling tepat untuk sistem kearsipan yang akan dipergunakan.

3. Menentukan sifat warkat yang akan diarsipkan ; permanen atau dapat dipindah-pindahkan, cepat dimusnahkan atau lama disimpan, dsb.

4. Ruangan yang bagaimana yang diperlukan.

5. Pertimbangan anggaran biaya ; yang terbaik adalah dengan biaya kecil dapat menyelenggarakan sistem kearsipan yang baik.

6. Penggunaan alat dan tenaga manusia yang se-efektif dan se-efisien mungkin.

7. Penentuan asas kearsipan yang akan dipakai : Sentralisasi atau Desentralisasi atau gabungan.

v SARANA FILING SISTEM

Dalam penympanan atau penataan arsip diperlukan tersediannya sarana sebagai berikut :

1. Daftar klasifikasi adalah satu aftar yang berisi pengelompokan arsip secara sistematis berdasarkan kegiatan, sifat dan tujuan organisasi

2. Kode arsip adalah tanda pengenal pengganti (nama/masalah/wilayah) dari daftar klasifikasi. Kode arsip dapat berupa huruf, angka atau gabungan huruf dan angka yang disusun secara sistematis.

3. Indeks adalah tanda pengenal yang merupakan alat bantu ssebagai petunjuk untuk menyimpan dan menemukan kembali arsp yang diperlukan.

4. Tunjuk silang adalah alat untuk menunjukkan apabila ada arsip yang mempunyai dua nama atau dua permasalahan atau lebih yang saling berhubungan.

v PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN

Peralatan dan perlengkapan penyimpanan meliputi :

1. Filing Cabinet yaitu lemari tempat menyimpan arsip. Macam-macam atau type filing cabinet :

§ Lateral filing cabinet, yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip.

§ Drawer type filing cabinet, yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk.

2. Guide adalah sekat petunju yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada Tab-nya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya. Guide ada 2 macam, yaitu :

§ Guide besar berukuran 36X25cm guide ini biasannya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio.

§ Guide kecil berukuran 16X11cm ; guide ini dipakai untuk menyimpan kartu berukuran 15X 10cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar , dsb.

3. Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang dpergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan dbelekang guide. Ada 4 macam folder, yaitu :

§ Brief Ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal didalamnua terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak dan biasannya disusunsecara vertikal diatas rak.

§ Stofmap yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.

§ Snelhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang ddalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam.

§ Hanging map/ map gantung yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang fiing cabinet. Gawang adalah alat yang terdapat pada kedua sisi laci filing cabinet.

4. Rak sortir berguna untuk memisah-misahkan surat/ warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan kedalam folder masing-masing.

5. Kartu indeks yaitu kartu yang berukuran 15 X 10 cm didalamnya menuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudakan penemuan kembali arsip.

Contoh :

6. Laci kartu indek,adalah laci tempat menyimpan kartu indek sesuai urutan abjad, contoh kartu indek pada butir E di atas, disimpan didalam laci “M” sesuai dengan huruf yang terdapat pada “Tab”(bagian yang menonjol pada kartu indek). Pada contoh diatas tab tersebut bersi huruf “Mu”.

v MACAM – MACAM FILING SISTEM

Sistem penyimpanan warkat(filing system), dapat dibedakan dalam 5 macam, yaitu sebagai berikut :

1. System abjad (alphabetic filing system)

2. System masalah ( subject filing system)

Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang bertalian.

3. Sistem wilayah (geographic filing system)

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat.

4. Sistem tanggal (cronological filing system)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktu/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen.

5. Sistem nomor (numeric filing system)

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi 2 macam , yaitu :

· Filing Sistem Nomor Dewey.

· Filing Sistem Nomor Terminal Digit.

Cari Blog Ini

Welcome to My Blog

MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

MENGATUR AGENDA KEGIATAN PIMPINAN

MENGATUR PERTEMUAN RAPAT

MENGELOLA PERJALANAN BISNIS PIMPINAN