MENGATUR PERTEMUAN RAPAT

Rapat adalah suatu alat komunikasi secara langsung antara para pimpinan kantor dengan staffnya. Tugas sekretaris pimpinan dalam rapat terutama mempersiapkan dan merekam serta melaporkan kegiatan rapat pimpinan.

Tugas sekretaris dalam RAPAT

- Persiapan

- Penyusunan acara

- Penyusunan teks pidato bagi pimpinan

- Pembuatan notulen rapat

- Pembuatan laporan hasil rapat

MACAM - MACAM KOMUNIKASI KELOMPOK

Komunikasi kelompok adalah pernyataan manusia yang ditujukan kepada kelompok tertentu. Kelompok berarti suatu kumpulan manusia yang mempunyai hubungan sosial yang nyata dan yang memperlihatkan struktur  yang nyata pula. Bentuk - bentuk komunikasi yang ditujukan kepada kelompok ini, diantaranya dapat kita jumpai dalam rapat , diskusi, briefing, dsb.

Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi baik swasta maupun pemerintah. Jadi rapat (conference atau meeting) merupakan pertemuan antara para anggota lingkaran organisasi itu sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Komunikasi kelompok dapat dibedakan menjadi 2 yaitu:

1 Komunikasi kelompok Formal ( resmi)

2 Kelompok komunikasi informal

1.. Komunikasi formal

Komunikasi yang terjadi diantara anggota organisasi / perusahaan yang tata caranya telah diatur dalam struktur  organisasinya. Misalnya rapat kerja perusahaan , konferensi, seminar dsb.

2. Komunikasi Informal

Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi atau perusahaan yang tidak ditentukan dalam struktur organisasi dan tidak mendapat pengakuan resmi yang mungkin tidak berpengaruh terhadap kepentinga organisasi atau perusahaan, misalnya kabar burung, desas - desus ,dsb.

3.. Komunikasi Nonformal

Komunikasi yang terjadi antara komunkasi yang bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi anggota organisasi / perusahaan tersebut. Misalnya rapat tentang ulangtahun  perusahaan dll.

Berdasarkan Buku kamus bahasa indonesia edisi kedua terbitan balai pustaka diuraikan bahwa yang dimaksud denga rapat adalah pertemuan - pertemuan atau kumpulan untuk membicarakan suatu sidang, majlis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar  fikiran mengenai suatu masalah.

Dalam buku etika komunikasi karangan samsir rambe yang dimaksud dengan rapat ialah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang membicarakan suatu masalah atau kepentingan  bersama untuk memberikan penjelasan memecahkan suatu masalah  dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati atau setujui bersama.

Dalam buku surat menyurat dan komunikasi penyusun cut rozzana ditemukan bahwa rapat adalah pertemuan antara anggota dilingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Dalam buku etika komunkasi kantor susunan jg.wursanto diuraikan bahwa rapat adalah:

1 suatu bentuk usaha komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi ,baik swasta maupun pemerintah.

2 alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawaroh kelompok

3 rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat

4 juga dapat dikatakan bahwa rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.

5 rapat adalah pertemuan antara para anggota dilingkungan kantor organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menangkut kepentingan bersama.

6 seacar singkat dapat dikatakan pula bahwa rapat adalah pertemuan para anggota / para pegawai untuk membahas hal -hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat tersebut diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasik kesepakatan bersama.

Jadi, dalam setiap organisasi, perusahaan, instansi pemerintah pada saat tertentu sering mengadakan rapat. Rapat yang bersifat rutin (berkala) temporer (sewaktu-waktu) rapat dapat berlangsung dalam situasi formal maksudnya rapat dilaksanakan dengan mengikuti prosedur rapat, syarat rapat, aturan rapat. Misalnya rapat diselenggarakan dikantor dalam keadaan resmi. Sedangkan rapat yang bersifat nonformal, misalnya penyelenggaraan ra[at dilaksanakan ditempet - tempatyang santai (sambil hiburan) seperti ditempat rekreasi, rumah makan dll.

Hal yang berkaitan dengan suatu kegiatan  baik bisnis maupun bukan bisnis. Dalam rapat harus terjalin komunikasi yang harmonis, efektif dan komunikatif, sehingga tercapai suatuukeputusan hasil kesepakatan bersama. Rapat dapat dikatakan berhasil apabila tujuan rapat (yang telah ditentukan) tercapai.

B Tujuan Rapat

Bebrapa tujuan diadakannya rapat yaitu

1.. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

2.. untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan

3. sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern\4.. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah - masalah yang sedang terjadi

5.. mempersiapkan suatu acar atau kegiatan

6.. menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)

7.. dll

Agar tujuan rapat dapat tercapai, analisis atau pelajari terlebih dahulu bagaimana tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut

Menguji dan menentukan tujuan rapat dapat dialkukan dengan cata mengajukan beberapa pernyataan sbb:

1 Apakah tujuan tersebut realistik?

Tujuan yang akan dicapai harus difikirkan dengan sebaik-baiknya. Tujuan yang hendak dicapai apakah mungkin dapat dilaksanakan sesuai dengan kondisi dan kemampuan yang ada.

2 Apakah waktunya tepat?

Ketika menyampaikan suatu gagasan atau ide, perlu dipertimbangkan mengenai ketepatan waktu yang adasebagai contoh : ada gagasan ingin mengganti seorang staff karena yang bersangkutan kurang efektif dan tidak dapat bekerjasama dengan karyawan lain, padahal yang bersangkutan sedsng terkena musibah salah seorang anggita keluarganya meninggal. Penyampaian gagasan seperti itu tentu kurang tepat dari segi waktu. Contoh lain : ada gagasan ingin menaikkan gaji karyawan, padahal pada saat bersamaan omzet perusahaan sedang mengalami penurunan sekitar 30% dibanding tahun sebelumnya. Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya, sehingga kemungkinan besar tidak akan diterima dalam forum rapat.

3 Apakah orang - orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat?

Penyelenggaraan rapat yang berhasil dapat tercapai berkat adanya persiapan dan keterampilan orang - orang yang bertugas untuk melaksanakannya. Orang - orang yang terlibat atau panitia harus termasuk orang yang memahami situasi dan tujuan diadakannya rapat serta bertanggugjawab penuh terhadap tugasnya. Kerjasama panitia rapat yang baik dan terorganisasi dapat menjadikan tujuan rapat akan berhasil.

4 Apakah tujuan sesuai dengan AD ( anggaran dasar) dan ART ( anggran rumah tangga) organisasi / perusahaan.

Tujuan rapat harus mengacu pada tujuan organisasi / perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, jika ingin menyampaikan atau menentukan tujuan harus sesuai dengan kebijakn organisasi dan perusahaan.

JENIS - JENIS RAPAT

Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjaunya.

a) berdasarkan tujuan

1. rapat penjelasan

Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

Sebagai contoh : rapat penjelasan kepsek dihadapan guru untuk menjelaskan perihal pelaksanaan magang bagi peserta diklat SMK, rapat penjelasan seorang direktur dihadapan para staff mengenai keadaan perusahaan secara umum, rapat penjelasan yang dilakukan seorang ketua kelompok agar para anggota kelompok mulai melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku

2 Rapat pemecahan masalah

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi. Suatu masalah diikatakan sebagai suatu maslah jika memerlukan penanganan segera, penanganannya sangat rumit karena berkaitan dengan masalah lain, dan keputusan yang akan diambil dapat memberikan pengaruh atau akibat terhadap masalah lain.

3 Rapat perundingan

Rapat perundingan adalaha rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jala tengah agar tidak merugika kedua belah pihak.

B) bedasarkan sifat

1 Rapat formal (formal meeting)

Rapat forma ialaha rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebh dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

2 Rapat Informal (Informal meeting)

Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secar tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang ersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, dimana saja, kapan saja, bertemu disuatu tempat secara kebetulan, masing-masing pihak yang mempunyai kepentingsn yang sama dalam bidang bisnis.

3 Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dpat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat ysng dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4 Rapat tertutup

Rapat tertutup ialah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya hal-hal yang dibahas yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak aau belum boleh diketahui umum)

C Berdasarkan Jangka waktu

1 Rapat mingguan

Rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap minggu guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi / subseksi.

Rapat bulanan

Rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh setiap seksi / subseksi.

3 Rapat semester

Adalah rapat yang diseenggarakan setiap enam bulan sekali guna mengadukan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari serta menentukan rencana rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan berikutnya.

4Rapat tahunan

Rapat tahunan ialah rapat yang diadakan sekai setahun yang bertujuan untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka panjang.

D) Berdasarkan Frekuensi

1.. Rapat rutin

Rapat  rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu / biasanya misal mingguan, bulanan

2.. rapat insidental

Rapat insidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

E) Berdasarkan Nama

1 Rapat kerja adalah rapat / pertemuan para karyawan dan pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi

2 Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan / pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah)

3 Musyawarah kerja merupakan tata lain dari rapat kerja

SYARAT - SYARAT RAPAT

Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan behasil, apabila tujuan rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah syarat-syarat rapat yang baik? Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:

1.Membicarkan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi. Perusahaan instansi pemerintah dll yang harus dirundingkan/ didiskusikan secara musyawarah.

2.Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif

3.Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka(tidak ada yang disembunyikan serta prasangka)

4.Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin,notulen,moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas. Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil. Setiap peserta harus mengetahui syarta-syarat rapat yang baik antara lain:

a.PERSIAPAN RAPAT

suatu pertemuan  dapat berlangsung dengan baik apabila sebelum pelaksanaan, dipersiapkan terlebih dahulu segala sesuatu yang berkaitan dengan kebutuhan suatu rapat. Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan,yaitu:

1.penentuan tujuan rapat dan acara rapat

2.penentuan waktu,tanggal, hari,tahun

3.penentuan tempat

4.akomodasi

5.konsumsi

6.media/peralatan

Mengenai persiapan rapat secara terperinci akan dibahas dalm materi selanjutnya.

B.PELAKSANAAN RAPAT

1. suasana rapat berlangsung terbuka

Maksud dari suasana rapat berlangsung terbuka ialah setiap peserta rapat jangan saling mencurigai/berprasangka. Peserta rapat yang hadir harus bersikap objektif,jujur,tidak berburuksangka kepada peserta rapat yang lain. Meskipun suasana rapat terbuka bukan berarti setiap orang dapat mengemukakan gagasannya tanpa memperhatikan etika berkomunikasi. Suasana rapat yang terbuka dapat menghidupkan suasana rapat yang baik, menimbulkan rasa persahabatan,kerja sama yang baik, kesetiaan yang tinggi terhadap pekerjaan dan diantara peserta rapat. Bila suasana rapat berlangsung terbuka maka rapat dapat berjalan fleksibel, tidak mati dan tujuan rapat akan berhasil.

2.peserta rapat berpartisipasi aktif

Rapat diselenggarakan dengan tujuan tertentu. Tujuan dapat tercapai bila seluruh peserta berperan serta mengemukakan pendapat,bertanya, dan ikut menyetujui keputusan rapat.

3.hindari debat kusir

Pada saat rpat janganlah sampai mengemukakan pendapat tanpa disertai denga  alasan, bukti yang kuat atau logis. Bila mengemukakan pendapat hanya bermaksud ingin menang sendiri tanpa disertai alasan yang logis maka akan terjadi perdebatan yang tidak ada hentinya atau ''debat kusir''. Debat kusir artinya perdebatan yang tidak disertai alasan yang masuk akal, hanya menonjolkan emosi. Debat kusir hanya akan menyebabkan suasana rapat menjadi panas,tegang dan tidak menyenangkan. Selain itu peserta rapat yang lain hanya akan jadi penonton dan pendengar yang pasif. Pada saat rapat bila terjadi perdebatan yang berkepanjangan rapat itu berjalan  secara efektif dan mungkin saja tujuan rapat tidak akan tercapai.

4,adanya kendali dan ketua rapat

Rapat berlangsung terbuka dan para peserta rapat berpartisipasi aktif.  Tidaklah cukup  meskipun rapat berlangsung terbuka dan peserta rapat berpartisipasi aktif namun rapat harus berlangsung secara terkendali, maksud terkendali adalah jalannya rapat harus sesuai dengan tema permasalahan. Bila rapat berjalan diluar jalur tema yang telah ditetapkan, pimpinan (ketua rapat) harus mampu membimbing,mengarahkan, dan memberi kemudahan terhadap  peserta rapat.

5.bahasa harus komunikatif

Pada waktu rapat bahasa yang digunakan harus jelas, singkat, dan tepat atau komunikatif.