MENGELOLA PERJALANAN BISNIS PIMPINAN
Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja
yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan
oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan
mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis,
yaitu:
In house travelling department, yaitu divisi/bagian di
perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan
bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di
mana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama
perjalanan bisnis
Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan
jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena
lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi
kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi
kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan
dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen
perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
Persiapan perjalanan bisnis meliputi:
Persiapan rencana perjalanan bisnis.
Persiapan dokumen perjalanan bisnis.
Persiapan tranportasi dan akomodasi.
Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary).
Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.
Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan
bisnis, yaitu mengumpulkan informasi tentang:
Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.
Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
Mencari tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara
perjalana bisnis mengenai keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai
oleh pimpinan.
Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang
pimpinan.
Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
Customs regulations (peraturankepabeanan.
Baggage (bagasi).
Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.
Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:
Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan
maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja
nasional.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham
(RUPS).
Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan
kantor/perusahaan cabang.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan
(diklat).
Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke
daerah-daerah maupun ke negara lain.
Informasi yang harus diketahui oleh administrasi
kantor/sekretaris:
Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan
kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan
airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu
negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat
reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara)
dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan
Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.
Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk
perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila
pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam
perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui
telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.
Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang
sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang
boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat
yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.
Dokumen internal: surat tugas dan surat peintah perjalanan
dinas (SPPD).
Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal,
exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health
certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher
penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:
kartu tanda penduduk (KTP),
kartu keluarga (KK),
ijazah pendidikan terakhir,
surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,
surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),
akta kelahiran,
surat tugas dari instansi terkait.
Macam-macam paspor:
Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna
hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat
umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam
Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa
disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang
melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan
paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat
pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu
tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam,
sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat
diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor
diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia
dan Bahasa Inggris.
Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu
paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini
dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya
melakukan ibadah haji.
Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United
Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam
paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan
bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
Macam-macam visa:
Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada
seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu,
biasanya hanya untuk 1–3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke
negara tujuan.
Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan
perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan
dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang,
para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari
Kedutaan Besar RI di luar negeri.
Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan
melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat
kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan
penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat
resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda
persahabatan kedua negara.
Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para
imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan
berkeinginan menetap di negara tersebut.
Syarat-syarat mendapatkan visa:
Menunjukkan paspor yang masih berlaku.
Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa
kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit permit).
Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke
negara yang akan dikunjungi.
Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin
keadaan selama di luar negeri. Pimpinan dapat menggunakan travelers funds.
Travelers funds dapat diperoleh dari bank dan dapat berupa travelers cheque
(sejenis cek yang jumlah nominalnya berbeda-beda), letter of credit (L/C)
merupakan surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah
besar, atau kartu kredit/credit card.
Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan
dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan
keberangkatan ke luar negeri.
Mengisi application form (formulir aplikasi) danmembayar
biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang
bersangkutan.
Menyerahkan pas foto berwarna.
Istilah-istilah”
Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang
berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan bisnis.
Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika
seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasa
digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal
yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10,
20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.
Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan
suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada
konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan
uang tunai.
Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk
menjamu relasi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi
perjalanan bisnis:
Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya,
bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel.
Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian
reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan
memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out
sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu
hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa.
Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di
hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja
yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat
check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih,
pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan
minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa
hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada
saat akan check out.
Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor,
biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi,
dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
Biaya akomodasi.
Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya
seminar, biaya pelatihan.
Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk
menjamu relasi.
Biaya konsumsi.
Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja
di luar perusahaan.
Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat:
Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan harus berpedoman pada
timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang
akan dipakai dalam perjalanan bisnis ini.
Informasi yang diperlukan oleh administrasi
kantor/sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan bisnis:
a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan
dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable
(daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu
keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival),
dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat
terbang, atau kapal laut).
Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan
bisnis:
Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon,
nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos.
Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment
(biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya
makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut,
sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan
untuk perjalanan bisnis pimpinan.
Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara
untuk perjalanan ke luar negeri.
Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
Jenis transportasi yang dipakai.
Tujuan perjalanan bisnis.
Kapan selesai/tiba kembali.
Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara
lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan
perjalanan bisnis.
Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi
daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba
di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan
(kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya
memuat informasi tentang:
Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan
kota/kabupaten tujuan.
Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
Menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan
dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan,
maupun dokumen yang berhubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian administrasi
kantor/sekretaris melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan
dari jenis transportasi yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah
dipilih, dan jenis akomodasi lainnya.
Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja
yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan
oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.
Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal,
exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health
certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher
penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
Tugas terakhir yang harus diselesaikan administrasi
kantor/sekretaris atau staf di bagian perjalanan adalah membuat laporan
perjalanan bisnis. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara
lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan
perjalanan bisnis.
Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi
kantor/sekretaris dalam menyusun/mengatur jadwal perjalanan bisnis, yaitu
sebagai berikut.
a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan
dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable
(daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu
keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival),
dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat
terbang, atau kapal laut).
5. Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang
berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu
kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa
yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
6. Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang
biasanya memuat informasi tentang:
Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan
kota/kabupaten tujuan.
Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
7. Perjalanan bisnis menggunakan transportasi darat (mobil
dan kereta api)
Perjalanan bisnis menggunakan mobil
Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis
dilakukan dengan menggunakan kendaraan mobil, antara lain:
1) Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK
(Surat Tanda Nomor Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan
surat-surat lainnya.
2) Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.
3) Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
4) Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali
janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang
menjadi mitra bisnis.
5) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan
pimpinan.
6) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang
diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.
Perjalanan bisnis menggunakan kereta api
Hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis
menggunakan kereta api, antara lain:
1) Usahakan mendapatkan tiket kereta api sebelum jadwal
keberangkatan.
2) Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal
keberangkatan dan kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada
tidaknya penundaan keberangkatan.
3) Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali
janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang
menjadi mitra bisnis Anda.
4) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan
pimpinan.
5) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang
diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.
Hal-hal yang harus disiapkan ketika melakukan perjalanan
bisnis menggunakan transportasi udara, antara lain:
1) Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
2) Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan
(untuk perjalanan ke luar negeri).
3) Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
4) Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat
maksimum yang telah ditentukan.
5) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan
pimpinan.
6) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang
diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.
7) Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
8) Menyiapkan rencana perjalanan.
Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi
kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan bisnis,
yaitu sebagai berikut.
Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis
transportasi yang digunakan.
Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan
transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).
Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:
• memakai kendaraan dinas atau kendaraan pribadi pimpinan,
• memakai kereta api atau rental mobil,
• memakai biro jasa,
• memakai jasa maskapai penerbangan.
Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang
administrasi kantor/sekretaris harus sudah mengetahui dengan pasti
tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.
Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi
pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas
biasanya hanya untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan
lebih efektif menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi
pimpinan.
Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi
kantor/sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang:
1) nama dan alamat biro-biro perjalanan,
2) nama-nama maskapai penerbangan,
3) jadwal perjalanan kereta api.
Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan
bisnis:
Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon,
nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos.
Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment
(biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya
makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut,
sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan
untuk perjalanan bisnis pimpinan.
Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara
untuk perjalanan ke luar negeri.
Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
Jenis transportasi yang dipakai.
Tujuan perjalanan bisnis.
Kapan selesai/tiba kembali.
Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis, yaitu membuat
rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah
dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan
bisnis pimpinan.
Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor,
biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi,
dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
Biaya akomodasi.
Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya
seminar, biaya pelatihan.
Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk
menjamu relasi.
Biaya konsumsi.
Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja
di luar perusahaan.
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) berfungsi untuk
melakukan pekerjaan tertentu.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi
perjalanan bisnis:
Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya,
bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di
hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian
reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan
memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out
sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu
hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa.
Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di
hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja
yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat
check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih,
pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan
minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa
hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada
saat akan check out.
Komentar
Posting Komentar