MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Yang dimaksud dengan surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh

suatu organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi aktifitas-aktifitas sebagai berikut:

1. Penerimaan Surat

Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau

petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.

Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”. Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.

Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2008, diberi cap tanggal sesuai tanggal tersebut.

2. Persortiran Surat

Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan tujuannya. Misalnya yang untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada organisasi yang bersangkutan.

3. Pembukaan Surat

Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti

tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.

Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia dan surat pribadi atau private atau prive.

Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja. Seperti misalnya:

Kepada

Yth. Bapak Ir. Sudirman

Kantor Depdiknas Malang

Jalan Veteran 7

Malang 63245

Atau biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya yang menunjukkan bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat dinas atau bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:

Kepada

Yth. Direktur PT. SEMBADA

Jalan Arjuna 505

Purwokerto 53181

Setelah surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya. Jadi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja dengan distaples. Tujuan menyertakan amplopnya adalah untuk:

mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat pengirimannya

menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal didalam amplop.

Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum tanggal pembuatan surat.

Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos, ini dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat.

4. Pengagendaan Surat Masuk

Setiap surat yang masuk akan dicatat pada Buku Agenda Surat Masuk. Adapun yang dicatat adalah nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat, perihal surat, asal surat, tujuan surat, keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:

No          Tanggal Terima  Tanggal Surat     Nomor Surat      Perihal  Asal Surat            Tujuan  Ket

18           21/8/2008            15/8/2008            12/KH/VIII           Pajak Penjualan                Kantor Pajak Malang      Direktur              

Pengklasifikasian Surat

Surat-surat diklasifikasikan menurut jenisnya dan tingkat kepentingannya, misalnya surat rahasia, surat pribadi, surat dinas yang harus segera ditanggapi, surat dinas biasa, surat yang hanya berupa informasi.

6.  Pendistribusian Surat

Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Tentang alamat yang dituju ada dua kemungkinan, yaitu perorangan, seperti untuk direktur/pimpinan, dan beberapa orang lainnya.

Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam penyampaiannya disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai dyang paling penting sampai ke yang kurang penting dan ditrmpatkan pada sebuah map khusus.

Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian  yang ada pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ini mencatat tentang identitas surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf penerima surat dan tanggal penerimaan surat. Contoh Buku Ekspedisi Intern adalah sebagai berikut:

BUKU EKSPEDISI INTERN

No          Tanggal Terima  Nomor Surat      Tujuan Surat      Tanda Tangan dan Tanggal

45           12/9/2007            89/Ps/K/IX/07   Bagian Personalia            

Sering terjadi sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak. Untuk surat yang semacam ini cara pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu:

a. Diperbanyak

Surat tersebut diperbanyak sejumlah pihak yang harus mendapatkan surat tersebut,

kemudian didistribusikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.

b. Menggunakan Slip Edaran

Yang dimaksud slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak yang akan dituju oleh surat tertentu. Slip edaran ini nantinya dilampirkan pada surat yang akan diedarkan.Setiap orang yang telah membaca surat tadi harus membubuhkan tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal, kemudian diedarkan ke orang berikutnya. Orang yang paling akhir bertugas mengembalikan surat tersebut ke tempat yang telah ditentukan atau akan ada petugas yang mengambil surat tersebut.

Jadi disini suratnya tidak diperbanyak, tetapi diedarkan ke pihak-pihak yang dituju, dengan dilampiri slip edaran. Pada kolom catatan biasanya diisi tentang perlunya surat tersebut dibaca oleh pihak-pihak yang dituju. Misalnya: “Hanya sebagai informasi” atau “Hanya untuk diketahui”. Contoh slip edaran:

SLIP EDARAN

Tanggal                 : Tanggal Surat       :

Nomor Surat         :

Perihal                   :              Catatan :

No.         Tujuan  Paraf dan Tanggal

c. Menggunakan Slip Tindakan (Action Slip)

Dengan cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak yang diperlukan. Kemudian masing-masing copy surat tadi dilampiri Slip Tindakan atau sering juga disebut Slip Penugasan. Bentuk slip tersebut biasanya adalah seperti yang tercantum di bawah ini. Slip ini diberi tanda pada salah satu atau beberapa perintah yang harus dilakukan sehubungan dengan surat yang diedarkan.

B. Prosedur Penanganan Surat Keluar

Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

1.  Pembuatan konsep

Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu

Penempatan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.

b.  Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.

Mengetahui calon penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat.

Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.

2. Persetujuan konsep

Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.

Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.

Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.

3. Pemberian nomor surat

Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode-kode tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya:

- 231 = nomor urut surat

- K  = surat keluar

- Ps = kode untuk surat pesanan

- IX = bulan pembuatan surat

- 08 = tahun pembuatan surat

4. Pengetikan konsep

Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;

diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap

dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan

memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi          waktu pengirimannya dan isinya

Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.

Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.

5. Penanda tanganan surat

Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.

Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap

isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya  pada konsep surat tersebut.

6. Pemberian cap stempel organisasi

Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.

7. Pencatatan surat keluar

Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

No          Tanggal Tujuan Surat      Perihal  Nomor Surat      Lamp     Asal        Ket

1              10/09/2008         PT Setia Hati Jl Setia 45 Makasar                Penawaran Barang          03/KP/Pn/IX/08                2                Bagian Marketing            

Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:

untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat

untuk mengontrol surat yang keluar

untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat

Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;

dikirim oleh petugas pengiriman surat

dikirim melalui jasa pengiriman surat

Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman.

Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim.

Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu;

Perum Pos dan Giro

Perum Telekomunikasi

Jasa Pengiriman Swasta

a. Perum Pos danGiro

Jasa yang diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan pengiriman surat adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah nama himpunan umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar, dan bungkusan kecil.

Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;

Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hari atau lebih, tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.

Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – 1 minggu.

Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini.

POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas, Jasa jenis ini membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00 – 23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja

EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2 macam, yaitu:

On Schedule Service (EMS/OS)  ,yaitu pelayanan pengiriman  EMS dengan alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro

On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.

Kiriman Tercatat, yaitu jenis pengiriman yang aman, biasanya digunakan untuk mengirim dokumen atau surat yang penting dan mempunyai nilai tertentu, seperti surat perjanjian, ijasah dan sejenisnya. Jika menggunakan jasa ini, pengirim akan mendapatkan tanda bukti pengiriman. Tanda bukti ini harus disimpan, sebagai tanda bukti.

Setiap jenis pengiriman tadi mempunyai tingkatan tarif biaya yang berbeda-beda. Tentang daftar tarif, biasanya setiap tahun Kantor Pos dan Giro menerbitkan dan diperjual belikan untuk umum. Hal lain yang mempengaruhi besar kecil biaya pengiriman adalah berat-ringannya dokumen yang  dikirim. Jadi setiap surat yang akan dikirim melalui Kantor Pos dan Giro harus ditimbang timbang terlebih dahulu, kemudian dilihat di daftar terif untuk menentukan atau memberikan jumlah perangko yang harus ditempel Penimbangan dan Pemberian perangko ini dapat dilakukan sendiri atau oleh Kator Pos dan Giro tempat mengirim.

Dalam menggunakan jasa pengiriman melalui Pos dan Giro, penulisan alamat sangat penting untuk diperhatikan. Cara penulisan alamat yang benar menurut petunjuk yang diberikan oleh Perum Pos dan Giro adalah sebagai berikut:

Susunan alamat agar di tulis pada bagian kanan smapul surat. Selain nama dan tempat tinggal dan alamat, juga nama gang, jalan, nomor rumah, nomor RT dan RW, Kabupaten dan Propinsi ditulis pada susunan alamat tersebut. Yang lebih penting lagi jangan lupa: Cantumkam Nomor Kode Pos pada alamat anda.  Contoh:

Kepada

Yth. Sdri. Alin Nurlina

Jl. Rumah Sakit

Gg. Sukarasa 8 RT. O7/RW. 02

Kel. Kahuripan, Kec. Tawang

Tasikmalaya 46115

Kepada

CV. BUDI PERMADI

Jl. Gelatik Dalam 42/151A

Bandung 40133

Sedangkan semua kiriman untuk alamat Luar Negeri, Cantumkan nama Negara tujuan dan jika ada cantumkan nomor  penyaluran pos atau nama daerah antar.

Contoh:

Miss Cindy Brewer

507 Kanthy Drive, Tecumseh

Oklahoma 74873

U.S.A

Felicia Wong Pty.Ltd

6-188. BLK 97, Whampoa Drive

Singapore 12323

b.  Perum Telekomunikasi.

Jenis jasa yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah:

-         Telegram

-         Telex

-         Teletex, yaitu suatu jasa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih cepat

-         Telefax (Facsimile), yaitu suatu jasa fotokopi jarak jauh yang dikirimkan melalui media telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih murah.

-         Electronic Mail (E-Mail), pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk suara yang memakai fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga berita tersebut dapat disimpan dan diakses dari seluruh penjuru dunia bagi mereka yang berkepentingan.

c. Jasa Pengiriman Swasta

Yang dimaksud disini adalah biro-biro jasa pengiriman yang disediakan oleh pihak swasta seperti ELTEHA dan berbagai biro jasa pengiriman yang lain.

Untuk semua surat-surat yang akan dikirimkan, baik oleh petugas sendiri maupun melalui jasa pengiriman, biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku Ekspedisi Ekstern. Buku ini mencatat surat-surat yang dikirim, kemana tujuannya, dan siapa yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat akan membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bahwa suratnya telah diterima. Untuk surat yang dikirim melalui jasa pengiriman, yang tanda tangan atau paraf adalah petugas di tempat jasa pengiriman.

Adapun bentuk Buku Ekspedisi Ekstern adalah sebagai berikut:

BUKU EKSPEDISI EKSTERN

No	Tgl Pengiriman	Nomor Surat	Tujuan	Paraf Penerima
23	12/09/2008	23K/M/Pr/IX/08	CV. Wardana Jalan Perkutut 56 Bandung 40133